Instytucje użyteczności publicznej nie mogą zamawiać produktów i usług na „normalnym” rynku. Oznacza to, że nie ma mowy o tym, by w razie – na przykład – konieczności przeprowadzenia remontu urzędnik sięgnął do bazy telefonicznej i zlecił telefonicznie czy mailowo wykonanie usługi. W praktyce działa to tak, że do takiego zlecenia potrzebny jest spory zapas czasu. Zasady te reguluje prawo zamówień publicznych – Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku, umieszczona w Dzienniku Ustaw 2004 Nr 19 poz. 177. Przepisy te regulują między innymi zasady ogłaszania takiego zamówienia, jaki rodzaj przetargu może mieć zastosowanie (na przykład przetarg ograniczony lub nieograniczony), jak prawidłowo dokonuje się wyboru najkorzystniejszej oferty (w praktyce jednak najczęstszym kryterium wyboru jest najniższa cena), techniki dokumentowania przebiegu zamówienia, dopuszczalne sposoby zawierania umów.
Ustawa także omawia konsekwencje naruszenia przepisów związanych z zamówieniami publicznymi. Jeśli chodzi o wymagania, jakie niesie ze sobą ustawa pzp, to firmy przystępujące do przetargu mają przed sobą dużo trudniejsze zadanie do wykonania podczas „rywalizacji” konkursowej, ale ich pieniądze będą pewne. Dobrze jeśli obie strony mają możliwość w uczestniczeniu w czymś takim jak szkolenia z zamówień publicznych.